Oleh : Maspril Aries
Wartawan Utama/Penggiat Kaki Bukit Literasi
Di kalangan praktisi Public Relations (PR) atau Humas semakin menyadari tentang pentingnya publikasi dan kehadiran media internal sebagai alat komunikasi yang digunakan perusahaan dengan publiknya.
Hampir tiga bulan sejak awal 2021 saya tidak mengunjungi website ptba.co.id. Tanpa disadari ketika membuka link majalah menemukan adanya perubahan pada majalah internal atau inhouse magazine milik BUMN tambang batu bara tersebut. Majalah yang dulu kenal dengan nama Bukit Asam sejak Januari 2021 berganti nama menjadi Beyond Coal.
Iko Gusman Manajer Humas Komunikasi dan Administrasi Korporat PTBA Tbk membenarkan adanya perubahan nama tersebut. “Nama perseroan tetap PT Bukit Asam Tbk dengan tagline Beyond Coal. Yang berubah itu nama majalah dari Bukit Asam menjadi Beyond Coal,” katanya.
Pada edisi perdana Majalah Beyond Coal yang terbit pada Januari 2021, tim redaksi pada rubrik Sobat Beyond Coal menulis, “Melalui diskusi yang panjang, kami bersepakat untuk mengubah nama majalah kita dari Bukit Asam menjadi Beyond Coal. Kesepakatan itu sejalan dengan proyek menjadi masa depan perusahaan kita tercinta ini.”
Tim redaksi menulis, Sebagaimana pernah diucapkan Arviyan Arifin, Direktur Utama Bukit Asam, “Hilirisasi ini sesuai dengan corporate tagline kami Beyond Coal dimana Bukit Asam mulai melakukan transformasi untuk memberikan nilai tambah batu bara dengan mengolah menjadi produk akhir seperti DME, Methanol, dan MEG.”
Majalah Bukit Asam yang dikenal oleh para karyawan PT Bukit Asam Tbk sebagai Buletin Bukit Asam pada era milenial telah melakukan transformasi dengan mengusung tagline keren : strengtening the new energy era.
Langkah tim redaksi majalah Beyond Coal menjadi keharusan saat arus transformasi yang sepertinya tidak akan pernah berhenti. Hal yang sama juga banyak dilakukan media arus utama dan konvensional pada masa senjakala media cetak, yang menjawabnya dengan konvergensi media.
Sebagai media internal majalah Beyond Coal kini tampil lebih keren dan berwarna atau full color. Majalah yang terbit 40 halaman setiap bulannya berisi konten dengan rubrik beragam dan dalam gaya penulisan jurnalistik yang memenuhi standar kaidah jurnalistik dan bahasa Indonesia ragam jurnalistik.
Majalah Bukit Asam adalah salah satu atau sedikit majalah internal yang tampil dengan baik dan mampu meraih prestasi pada Inhouse Magazine Awards (InMA) 2021 yang diselenggarakan SPS (Serikat Perusahaan Pers). Majalah Bukit Asam edisi Maret 2020 berhasil meraih Golden Winner untuk kategori The Best of State Own Company Subsidiary Enterprise Inhouse Magazine. Selamat untuk Bukit Asam.
InMA adalah sebuah ajang penghargaan perstisius nasional bagi sampul muka (cover) terbaik media cetak internal yang diterbitkan oleh lembaga negara/ pemerintah, perusahaan swasta nasional, perusahaan multinasional, BUMN, dan perguruan tinggi. InMa juga merupakan bentuk apresiasi atas kinerja pengelola inhouse magazine di seluruh Indonesia agar terus berkembang dan mencapai kinerja yang baik bagi perusahaan dan khalayaknya. Kehadiran InMA membuktikan bahwa majalah internal atau inhouse magazine sangat penting untuk dijadikan media internal dalam perusahaan ataupun lembaga.
Inhouse Magazine
Majalah Beyond Coal adalah satu bagian dari ratusan mungkin ribuan majalah, tabloid atau newsletter yang terbit dari berbagai korporasi atau perusahaan, lembaga pemerintahan, pemerintah daerah dan organisasi yang ada di Indonesia. Apa pun formatnya dari semua itu kerap disebut atau dikelompokan sebagai inhouse magazine.
Inhouse magazine atau majalah internal atau disebut juga majalah Inggriya menurut Ima Hardiman dan Rike Bewinda dalam buku “Inhouse Magazine,” adalah media komunikasi yang diterbitkan dari dan untuk kalangan internal dalam satu organisasi. Keberadaannya erat kaitannya dengan kultur organisasi tersebut : budaya perusahaan, etos kerja, potensi sumberdaya manusia serta produktivitas organisasi terwakili dalam tulisan yang dimuat di dalamnya.
Walau tergolong media internal, pembaca majalah internal adalah seluruh publik internal perusahaan dari jajaran direksi hingga karyawan dan publik eksternal perusahaan dari stakeholder maupun klien dan khalayak luas yang mampu dijangkaunya. Ini berarti majalah sangat penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi karena menggambarkan kinerja perusahaan itu.
Kehadiran inhouse magazine atau media internal tidak hanya memuat informasi saja tetapi harus bisa memberikan motivasi yang membantu publik menjadikan ikatan yang baik dan rasa percaya kepada perusahaan.
Di kalangan praktisi Public Relations (PR) atau Humas semakin menyadari tentang pentingnya publikasi dan kehadiran media internal sebagai alat komunikasi yang digunakan perusahaan dengan publiknya. Media internal apapun format dan bentuknya adalah salah satu cara untuk mempererat hubungan internal dalam perusahaan melalui aspek komunikasi dan bentuk keterbukaan informasi kepada stakeholder-nya.
Menurut Agung Laksamana dalam “Internal Public Relations” (2010) bahwa media internal perusahaan merupakan media perusahaan yang diatur dan dijalankan oleh praktisi PR perusahaan yang berada dalam bagian internal. Adapun aplikasi fungsi dan tugas internal PR adalah membantu staf untuk mengerti tentang visi, misi, values serta corporate culture dari organisasi perusahaan. Aktivitas tersebut melibatkan semua hal yang mempengaruhi suasana kerja dan memastikan staf mendapat informasi tentang keputusan penting manajemen.
Dalam sejarahnya, media internal termasuk inhouse magazine bermula dari jurnal internal yang merupakan salah satu bentuk media komunikasi Public Relations paling tua yang berasal dari Amerika. Dalam bukunya Essentials of Public Relations, Frank Jefkins menyebutkan house journal memiliki berbagai nama lain yaitu, house organ (penerbitan internal), employee newspaper (surat kabar karyawan), company paper (surat kabar perusahaan) dan inhouse magazine (majalah internal).
Jurnal Internal dibagi menjadi dua bagian yaitu bersifat internal (khusus untuk para staf dan pegawai) dan bersifat eksternal (ditujukan kepada pihak luar tertentu). Jurnal internal memiliki beberapa jenis yaitu: the sales buletin, the newsletter, the magazine, the tabloid newspaper, dan the wall newspaper.
Didalam perkembangannya sekitar 1980-an muncul tiga bentuk baru dari media internal dalam format elektronik yaitu audio tapes, video kaset, dan surat kabar elektronik. Surat kabar elektronik meliputi email, e-newsletter, e-magazine dan website.
Media internal atau inhouse magazine dalam pengegelolaan sebagai media komunikasi public relations dalam bentuk cetak membutuhkan kepengurusan yang bertugas untuk membuat, merencanakan dan menerbitkan seperti apa isi dari media internal tersebut dan apa yang ingin dikomunikasikan. Pengurus atau pengelola media internal tersebut disebut tim redaksi, yang susunan dan formasinya tidak berbeda dengan media massa pada umumnya seperti tim redaksi dari penerbitan surat kabar atau majalah. Ada pemimpin redaksi, wakil pemimpin redaksi, redaktur pelaksana, redaktur sampai reporter dan juga ada bagian desain serta distribusi.
Demikian pula dalam penyusunan dan penyajian majalah internal harus merencanakan dan menyusun konten melalui rubrikasi yang disesuaikan dengan target pembaca. Rubrikasi dari sebuah inhouse magazine akan mencermnkan informasi yang bersifat informatif, edukatif dan menghibur dengan tetap mengacu kepada kepentingan perusahaan dan organisasi.
Menurut Thomas H Bivins dari University of Oregon dalam bukunya Public Relations Writing, komposisi isi redaksional dari sebuah inhouse magazine yang ideal untuk media internal cetak baik berbentuk newsletter maupun majalah adalah sebagai berikut : (1) 50 persen informasi tentang organisasi, (2) 20 persen informasi karyawan: kondisi lingkungan kerja, peraturan perusahaan, kenaikan gaji, promosi, (3) 20 persen informasi non organisasi: pesaing, konsumen, masyarakat luas dan (4) 10 persen hiburan, opini dan hobi.
Bagaimana dengan anggaran untuk menerbitkan inhouse magazine? Anggaran penerbitan majalah internal dibiayai penuh oleh perusahaan atau organisasi. Inhouse magazine bukanlah produk dengan orientasi profit atau mencarai penghasilan untuk membiayai penerbitannya. Biaya produksi inhouse magazine umumnya termasuk dalam anggaran atau pos promosi atau publikasi. Majalah internal tersebut umumnya tidak dijual melainkan dibagi gratis kepada karyawan dan khalayak/ publik.
Dalam mengelola dan menerbitkan inhouse magazine atau inggriya, M Gunawan Alif pengajar Integrated Marketing Communication dalam sambutannya di buku “Inhouse Magazine” menulis, mengelola komunikasi semacam ini bukan suatu perkara yang mudah, terlebih karena begitu banyaknya kanal komunikasi yang tersedia. Begitu banyak interest dari beragam pemangku kepentingan yang perlu dilayani dan dikelola secara elegan sehingga menguntungkan bagi segenap pihak yang terlibat.
Menurutnya melalui penerbitan inggriya (inhouse magazine) pesan yang disampaikan umumnya hal-hal yang baik dan membangkitkan motivasi dalam kegiatan bisnis maupun pemerintahan. Dengan pemahaman semacam ini, penerbitan media inggriya merupakan medium yang sangat penting dalam membantu kegiatan kehumasan. Informasi yang dikemas dengan baik dan disampaikan secara menarik kepada khalayak sasaran tertentu dapat membangun reputasi dari institusi yang menerbitkan media inggriya tersebut.∎
Editor : MA
